Algemene voorwaarden en reglement

Door zich in te schrijven voor en deel te nemen aan de Kerstmarkt Sijsele – Kwartier 51 verklaart de standhouder kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en dit reglement, en ermee akkoord te gaan.

Deze voorwaarden gelden voor alle standhouders, exposanten, verenigingen, zelfstandigen, handelaars en andere deelnemers aan de kerstmarkt.

Dit reglement heeft tot doel de kerstmarkt veilig, ordelijk en sfeervol te laten verlopen, zodat standhouders en bezoekers samen van een aangenaam evenement kunnen genieten.

De organisatie behoudt zich het recht voor bijkomende redelijke richtlijnen te geven wanneer dat nodig is voor de veiligheid, de organisatie of de goede werking van het evenement.

De standen worden opgebouwd op vrijdag 18 december 2026, van 17.00 uur tot 21.00 uur.

De standhouder zorgt ervoor dat zijn stand, materialen, producten en aankleding binnen die periode volledig opgebouwd en klaar zijn.

Om 21.00 uur wordt de volledige locatie afgesloten. Na dat tijdstip is de locatie niet meer toegankelijk, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de organisatie. De standhouder houdt hier rekening mee en verlaat de locatie tijdig.

De kerstmarkt is voor het publiek geopend op:

• —zaterdag 19 december 2026, van 13.00 uur tot 21.00 uur;
• —zondag 20 december 2026, van 11.00 uur tot 19.00 uur.

De standhouder kan telkens één uur vóór de opening op de locatie terecht om zijn stand klaar te zetten en aan te vullen: op zaterdag vanaf 12.00 uur en op zondag vanaf 10.00 uur.

De standhouder verbindt zich ertoe zijn stand tijdens de volledige openingsuren geopend en bemand te houden, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders werd afgesproken met de organisatie.

Na het officiële sluitingsuur wordt de locatie opnieuw afgesloten.

De afbouw van de standen mag op zondag 20 december 2026 pas starten na het officiële sluitingsuur van 19.00 uur.

Vóór 19.00 uur is het uitdrukkelijk verboden om:

• —de stand af te breken;
• —goederen in te pakken met het oog op vertrek;
• —tafels, rekken of andere onderdelen van de stand te verwijderen;
• —de stand geheel of gedeeltelijk leeg te maken.

Hiervan kan enkel worden afgeweken met uitdrukkelijke toestemming van de organisatie.

Deze regel is nodig om de kerstsfeer en de bezoekersbeleving tot het officiële einde van de kerstmarkt te bewaren, en om de veiligheid van de bezoekers te garanderen.

De afbouw loopt van 19.00 uur tot 21.00 uur. De standhouder heeft dus twee uur de tijd en zorgt ervoor dat hij binnen die periode klaar is; om 21.00 uur wordt de locatie afgesloten. Iedere standhouder staat zelf in voor het volledig afbreken en verwijderen van zijn eigen stand, materialen, producten en afval.

Materiaal van de organisatie. De organisatie stelt per standplaats materiaal ter beschikking: bij een grote stand een tafel en een stoel, bij een kleine stand een kraam en een stoel. Dat materiaal blijft eigendom van de organisatie en mag in geen geval meegenomen worden. De standhouder laat het bij de afbouw achter op zijn standplaats, in dezelfde staat en op dezelfde plaats als waar hij het gekregen heeft.

Iedere standhouder is verplicht zijn stand duidelijk en verzorgd in kerstsfeer aan te kleden. De gezamenlijke aankleding van de standen bepaalt in belangrijke mate de uitstraling van de Kerstmarkt Sijsele – Kwartier 51; van de standhouder wordt daarom een gezellige, verzorgde en aantrekkelijke kerstuitstraling verwacht.

De aankleding moet:

• —passen binnen het karakter van een kerstmarkt;
• —verzorgd en ordelijk zijn;
• —veilig opgesteld zijn;
• —geen hinder veroorzaken voor bezoekers of andere standhouders.

De organisatie kan vragen om decoratie of aankleding aan te passen wanneer die niet past binnen het concept van de kerstmarkt of een veiligheidsrisico inhoudt.

Iedere standhouder is volledig verantwoordelijk voor zijn eigen stand en voor alle materialen en goederen die hij meebrengt, waaronder:

• —tafels en stoelen;
• —tenten, overkappingen en rekken;
• —verlichting en verlengkabels;
• —decoratie;
• —verkoopmateriaal;
• —toestellen;
• —producten en koopwaar;
• —persoonlijke bezittingen.

De standhouder staat zelf in voor het veilig plaatsen, gebruiken, bewaken en verwijderen van deze materialen.

Het materiaal dat de organisatie ter beschikking stelt (zie artikel 4) valt hier niet onder: dat blijft eigendom van de organisatie. De standhouder gebruikt het met de nodige zorg en laat het achter zoals hij het gekregen heeft.

De organisatie voorziet geen bewaking van individuele standen, producten of materialen.

De organisatie heeft een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de organisatie van het evenement. Die dekking beperkt zich tot het wettelijk voorziene minimum.

Die verzekering is geen persoonlijke verzekering voor de standhouder en dekt niet zijn eigen goederen, producten, materialen of activiteiten.

Iedere standhouder is er zelf verantwoordelijk voor de nodige verzekeringen af te sluiten voor:

• —zijn eigen materialen;
• —zijn producten en koopwaar;
• —zijn stand;
• —eventuele medewerkers of helpers;
• —zijn eigen activiteiten;
• —zijn burgerlijke aansprakelijkheid, indien van toepassing.

De organisatie raadt iedere standhouder aan om vóór de deelname zelf na te gaan welke verzekeringen noodzakelijk of wenselijk zijn.

De standhouder neemt op eigen verantwoordelijkheid deel aan de kerstmarkt en is zelf verantwoordelijk voor zijn stand, producten, materialen, toestellen en activiteiten.

De organisatie kan, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• —diefstal of verlies van goederen;
• —beschadiging van materialen of producten;
• —schade aan de eigen stand van de standhouder;
• —verlies van inkomsten of omzet;
• —schade veroorzaakt door de producten of activiteiten van de standhouder;
• —schade veroorzaakt door personen die voor of namens de standhouder werken of helpen.

De organisatie kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor schade die door de standhouder, of door personen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, wordt veroorzaakt aan bezoekers, andere standhouders, medewerkers, gebouwen, installaties of eigendommen van derden.

De standhouder is verplicht de organisatie onmiddellijk op de hoogte te brengen van incidenten, schade of gevaarlijke situaties die verband houden met zijn stand.

Bovenstaande bepalingen gelden steeds voor zover wettelijk toegestaan en doen geen afbreuk aan aansprakelijkheden waarvan volgens de wet niet kan worden afgeweken.

Iedere standhouder is verplicht alle veiligheidsvoorschriften en redelijke instructies van de organisatie te respecteren.

Alle materialen, elektrische toestellen, verlengkabels, verlichting en andere installaties moeten veilig en correct gebruikt worden. Het gebruik van defecte, beschadigde of onveilige materialen is verboden.

De standhouder mag zijn stand, materialen of producten niet zo plaatsen dat doorgangen, nooduitgangen, brandveiligheidsvoorzieningen of andere noodzakelijke toegangen geblokkeerd worden.

De organisatie kan het gebruik van een toestel, materiaal of installatie onmiddellijk laten stopzetten wanneer dat volgens haar een veiligheidsrisico inhoudt.

De organisatie voorziet verdeelpunten voor elektriciteit. De standhouder brengt zelf zijn verlengkabels mee en sluit enkel aan op die verdeelpunten.

Elektrische verwarming is niet toegelaten. De aansluitingen zijn bedoeld voor de verlichting en de decoratie van de stand en zijn niet berekend op toestellen met een hoog verbruik. De standhouder gebruikt geen toestellen die de voorziene capaciteit overschrijden. Bij twijfel over een toestel neemt hij vooraf contact op met de organisatie.

Open vuur is in de loods in geen enkele vorm toegelaten. Dat geldt onder meer voor kaarsen, theelichtjes, fakkels, vuurkorven, gasbranders en gasflessen.

Alle standplaatsen bevinden zich in de loods; standhouders kunnen geen plaats buiten krijgen. Het aanbod van eten en drank buiten wordt door de organisatie zelf verzorgd.

Iedere standhouder is zelf verantwoordelijk voor de wettelijkheid van de producten, diensten en activiteiten die hij aanbiedt.

De standhouder voldoet zelf aan alle wettelijke verplichtingen die op zijn activiteiten van toepassing zijn, waaronder — indien relevant — de voorschriften inzake:

• —verkoop;
• —voedselveiligheid;
• —etikettering;
• —vergunningen;
• —fiscaliteit;
• —auteursrechten;
• —productveiligheid;
• —hygiëne.

De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld wanneer een standhouder zijn wettelijke verplichtingen niet naleeft.

Iedere standhouder houdt zijn stand en de onmiddellijke omgeving ervan tijdens het volledige evenement netjes en verzorgd.

Afval wordt verzameld op de daartoe voorziene plaatsen of volgens de instructies van de organisatie.

Na afloop van het evenement laat iedere standhouder zijn standplaats leeg en proper achter, met uitzondering van het materiaal dat de organisatie ter beschikking stelde: dat blijft staan zoals beschreven in artikel 4.

Schade, uitzonderlijke vervuiling of kosten die rechtstreeks veroorzaakt worden door de standhouder of zijn activiteiten, kunnen aan de betrokken standhouder worden aangerekend.

Van iedere standhouder wordt verwacht dat hij zich correct en respectvol gedraagt tegenover:

• —bezoekers;
• —andere standhouders;
• —medewerkers;
• —vrijwilligers;
• —organisatoren;
• —leveranciers en andere betrokkenen.

Agressief, bedreigend, discriminerend of ander ongepast gedrag wordt niet getolereerd.

Bij ernstige overtredingen of verstoring van de orde kan de organisatie beslissen de deelname van een standhouder onmiddellijk te beëindigen en hem verzoeken de locatie te verlaten.

De standhouder kiest zijn standplaats zelf op de plattegrond van de kerstmarkt, op het moment dat hij zijn aanvraag indient.

Een aanvraag is nog geen reservatie. Zolang de organisatie de aanvraag behandelt, blijft de gekozen stand voor de standhouder geblokkeerd en kan niemand anders die aanvragen. De standplaats is pas definitief toegewezen zodra de aanvraag aanvaard is en de deelnamekost betaald werd. Wordt de aanvraag niet weerhouden, of blijft de betaling binnen de meegedeelde termijn uit, dan komt de stand opnieuw vrij.

De afmetingen van iedere standplaats staan op de plattegrond. De standhouder houdt zich aan die afmetingen en grenzen: alles wat hij meebrengt, moet binnen zijn eigen standplaats passen.

Om organisatorische, praktische of veiligheidsredenen kan de organisatie een toegewezen standplaats wijzigen. Zij brengt de standhouder daarvan zo snel mogelijk op de hoogte.

De standhouder kan zijn deelname op ieder moment annuleren. Hij deelt dat zo snel mogelijk aan de organisatie mee.

Bij annulering wordt de betaalde deelnamekost volledig ingehouden als annulatie- en administratiekost. Er volgt geen terugbetaling.

Wie annuleert voordat de deelnamekost betaald is, is niets verschuldigd. De standplaats komt dan meteen opnieuw vrij.

De organisatie behoudt zich het recht voor de kerstmarkt geheel of gedeeltelijk te wijzigen, te verplaatsen, in te korten of te annuleren wanneer dat noodzakelijk is door omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals:

• —overmacht;
• —veiligheidsproblemen;
• —extreme weersomstandigheden;
• —overheidsmaatregelen;
• —technische problemen;
• —andere omstandigheden die het organiseren van het evenement onmogelijk of onverantwoord maken.

De organisatie brengt de standhouders hierover zo snel mogelijk op de hoogte.

Annuleert de organisatie de kerstmarkt, dan wordt het volledige betaalde deelnamegeld terugbetaald. De annulatie- en administratiekost uit artikel 15 wordt in dat geval niet aangerekend.

Het niet naleven van deze algemene voorwaarden of van redelijke instructies van de organisatie kan aanleiding geven tot:

• —een mondelinge of schriftelijke waarschuwing;
• —de verplichting de situatie onmiddellijk aan te passen;
• —het stopzetten van een bepaalde activiteit;
• —het verwijderen van bepaalde materialen of producten;
• —het beëindigen van de deelname aan de kerstmarkt.

Bij ernstige veiligheidsproblemen, gevaarlijke situaties of ernstige verstoring van het evenement kan de organisatie onmiddellijk ingrijpen.

Tijdens de kerstmarkt worden foto's en beeldopnames gemaakt. De organisatie mag dat beeldmateriaal gebruiken voor het verslag over en de promotie van de kerstmarkt en van haar werking, onder meer op haar website en haar sociale media.

Door deel te nemen aan de kerstmarkt stemt de standhouder ermee in dat beelden waarop hij of zijn stand te zien is, op die manier gebruikt worden. Hij brengt zijn medewerkers en helpers hiervan op de hoogte. Wie bezwaar heeft tegen het gebruik van een bepaald beeld, laat dat aan de organisatie weten; de organisatie verwijdert het dan.

De organisatie verwerkt de persoonsgegevens die de standhouder bij zijn aanvraag meedeelt — naam, e-mailadres, telefoonnummer en de aard van zijn aanbod — uitsluitend om de aanvraag te behandelen, de deelname op te volgen en de standhouder over de kerstmarkt te contacteren. Die gegevens worden niet aan derden doorgegeven.

De persoonsgegevens worden één week na afloop van de kerstmarkt definitief verwijderd. Die week dient om zaken die nadien nog rechtgezet moeten worden, alsnog te kunnen afhandelen. Gegevens die de organisatie wettelijk langer moet bewaren, waaronder de boekhoudkundige stukken over de betalingen, worden enkel voor dat doel en niet langer dan nodig bijgehouden.

De standhouder kan zijn gegevens op ieder moment opvragen, laten verbeteren of vroeger laten verwijderen via info@8-duust.be.

Op deze algemene voorwaarden en op de deelname aan de Kerstmarkt Sijsele – Kwartier 51 is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

Bij een geschil zoeken de organisatie en de standhouder eerst in onderling overleg naar een oplossing. Wordt er geen akkoord bereikt, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge, bevoegd.

Door zijn inschrijving, de betaling van de deelnamekost en/of de effectieve deelname aan de Kerstmarkt Sijsele – Kwartier 51 verklaart de standhouder:

• —deze algemene voorwaarden gelezen en begrepen te hebben;
• —akkoord te gaan met het volledige reglement;
• —de openingsuren en de opbouw- en afbouwmomenten te respecteren;
• —zijn stand in kerstsfeer aan te kleden;
• —zelf verantwoordelijk te zijn voor zijn stand, materialen en producten;
• —het materiaal van de organisatie achter te laten zoals hij het gekregen heeft;
• —geen elektrische verwarming en geen open vuur te gebruiken in de loods;
• —zelf de nodige verzekeringen te voorzien;
• —de veiligheidsvoorschriften en instructies van de organisatie te respecteren;
• —in te stemmen met het gebruik van beeldmateriaal zoals beschreven in artikel 18.